Lorsque vous traitez des informations confidentielles dans votre entreprise, qu’elles concernent vos clients ou vos employés, vous avez le devoir de prendre les mesures nécessaires pour les protéger. Le fait de ne pas s’assurer que les données sont correctement protégées et conformes à la loi peut entraîner des poursuites judiciaires ainsi que des dommages à la réputation de votre entreprise et une perte d’activité.
Vous trouverez ci-dessous quelques-unes des meilleures façons de mieux protéger les informations confidentielles que votre entreprise manipule.
1. Contrôlez l’accès
Pour toute information stockée numériquement, il est incroyablement important d’en contrôler l’accès en utilisant des mots de passe, des pare-feu et le cryptage. Ceci est particulièrement important lorsque les informations sont contenues sur des dispositifs de stockage plus petits tels que des clés USB qui sont facilement égarées.
Lorsque vous utilisez des mots de passe pour contrôler l’accès aux informations confidentielles, vous devez vous assurer qu’ils sont à la fois sécurisés et changés régulièrement. L’utilisation de mots de passe faciles à deviner est une erreur que de nombreuses entreprises commettent et que vous devez éviter de faire si vous voulez garder vos informations confidentielles en sécurité. Le meilleur type de mots de passe à utiliser est une combinaison de lettres majuscules et minuscules et ainsi que de caractères spéciaux. digipost
2. Utilisez des poubelles et des déchiqueteuses confidentielles
Aussi éminentes que soient les données numériques, la plupart des entreprises traitent encore beaucoup de paperasse au quotidien. Si vous devez vous débarrasser de documents sensibles, veillez à les déchiqueter ou à utiliser une poubelle confidentielle. Des problèmes tels que l’usurpation d’identité signifient que vous ne devez jamais supposer que parce qu’un document a été mis à la poubelle, il ne sera pas consulté par quelqu’un d’autre.
3. Armoires de stockage de documents verrouillables
Si vous devez détruire définitivement des documents confidentiels, alors une déchiqueteuse fonctionne bien, mais qu’en est-il des documents que vous devez garder à portée de main ? Dans ce cas, la meilleure option est d’avoir des armoires de stockage verrouillables dont seules quelques personnes triées sur le volet ont la clé.
Pour fournir un niveau de protection supplémentaire, c’est aussi une bonne idée de garder toute armoire de stockage verrouillable dans une pièce fermée à clé à laquelle tout le monde ne peut pas accéder. plus d’infos par ici
4. Livraison sécurisée des documents confidentiels
Stocker les documents confidentiels en toute sécurité dans vos propres locaux est une chose, mais s’ils doivent être livrés, alors il est extrêmement important que cela soit fait de manière sécurisée. Si ce sont des documents physiques qui doivent être livrés, alors c’est une bonne idée d’utiliser un service de messagerie de confiance ou idéalement de les faire livrer par une personne de confiance au sein de votre organisation.
Pour les documents numériques qui doivent être envoyés à un tiers, vous pouvez soit envoyer un courriel, soit utiliser un programme de partage de fichiers. Si vous utilisez un programme de partage de fichiers, il est alors très important de crypter les documents et de vous assurer que vous utilisez un fournisseur de services de confiance.
5. Formation des employés
Lorsqu’il s’agit de fuite de données confidentielles, ce sont souvent les employés d’une entreprise qui représentent le plus grand risque. Ce n’est pas non plus nécessairement dû à des raisons malveillantes ; souvent, c’est simplement parce que la bonne formation n’a pas été dispensée.
Lorsque vous formez vos employés à la protection des informations confidentielles, il est bon de commencer par expliquer pourquoi la confidentialité des données est si importante, puis de dispenser une formation sur les aspects pratiques de la protection des données, c’est-à-dire l’utilisation de mots de passe sécurisés, la destruction des documents, etc.
Lorsque vous formez vos employés à la confidentialité des données, vous pouvez le faire en interne ou faire appel à une société tierce pour dispenser cette formation. Il peut être plus pratique de faire votre propre formation en interne en ce qui concerne les aspects non technologiques, mais si vous souhaitez une assistance sur les mots de passe, le phishing ou d’autres aspects informatiques, alors vous aurez probablement besoin de conseils d’experts d’une société informatique externe telle que nous.