Quelles sont les utilisations de Microsoft Excel sur le lieu de travail ? La liste des utilisations de MS Excel par les entreprises est longue. Mais nous l’avons décomposée en une liste des 10 meilleures utilisations.
A un niveau de base, MS Excel est utilisé pour le stockage d’informations, l’analyse et le tri, et la création de rapports. Il est extrêmement populaire dans les entreprises parce que les feuilles de calcul sont très visuelles et assez faciles à utiliser.
Certaines des utilisations commerciales les plus courantes de MS Excel sont l’analyse commerciale, la gestion des ressources humaines, les rapports de performance et la gestion des opérations. Nous le savons pertinemment après avoir analysé des données d’emploi (en utilisant MS Excel). plus d’infos
1. Analyse d’entreprise
L’utilisation numéro 1 de MS Excel sur le lieu de travail est de faire de l’analyse d’entreprise.
L’analyse d’entreprise consiste essentiellement à utiliser les données collectées pour éclairer la prise de décision. Les entreprises recueillent naturellement des données dans leurs activités quotidiennes, qui peuvent être des données sur les ventes de produits, le trafic sur le site Web, les dépenses en fournitures, les réclamations d’assurance, etc.
L’analyse commerciale est l’activité qui consiste à convertir les données en quelque chose d’utile pour les personnes qui dirigent l’entreprise. Par exemple, vous pourriez exécuter un rapport de rentabilité en fonction du jour de la semaine. Si l’entreprise perd toujours de l’argent le dimanche, alors ce sont des informations que la direction pourrait utiliser pour prendre une décision (comme la fermeture le dimanche).
2. Gestion du personnel
Vous serez peut-être surpris d’apprendre que l’une des principales utilisations d’Excel en entreprise est la gestion du personnel.
MS Excel est un moyen puissant d’organiser les informations sur les personnes, qu’il s’agisse d’employés, de clients, de sympathisants ou de participants à des formations.
En utilisant Excel, les informations personnelles peuvent être stockées et récupérées efficacement. Une ligne ou une colonne de feuille de calcul peut être utilisée pour un enregistrement individuel qui peut inclure des informations telles que le nom, l’adresse électronique, la date de début de l’employé, les articles achetés, l’état de l’abonnement et le dernier contact.
3. Gérer les opérations
Excel est fortement utilisé pour gérer les opérations quotidiennes de nombreuses entreprises.
Les activités commerciales peuvent souvent impliquer une logistique assez compliquée. Les flux d’inventaire doivent être contrôlés pour que vous puissiez assurer le bon déroulement des opérations – et sans surstocker des articles particuliers. Cela signifie qu’il faut garder la trace des transactions avec les fournisseurs et les clients, répertorier les dates critiques et gérer les temps et les horaires.
Alors qu’Amazon utilise un logiciel personnalisé sophistiqué pour la gestion des opérations, MS Excel est un outil important pour de nombreuses petites entreprises (ou parties de grandes entreprises). Un avantage d’Excel est qu’il est relativement peu technologique, ce qui lui permet d’être utilisé par de nombreuses personnes et sans risque de bugs de programmation.
4. Rapports de performance
Le suivi et les rapports de performance sont un type spécialisé d’analyse d’entreprise qui peut être réalisé efficacement à l’aide de MS Excel. Par exemple, de nombreux comptables utilisent encore Excel (en partie parce qu’il est compatible avec les logiciels de comptabilité basés sur le cloud).
Un moyen courant de convertir des données en un rapport de performance dans Excel est de créer un tableau croisé dynamique. En insérant un tableau croisé dynamique et en le reliant aux données, vous pouvez extraire rapidement des informations utiles de l’ensemble des données. Les tableaux croisés dynamiques ont de nombreuses fonctions intégrées qui permettent d’effectuer des tâches telles que le comptage et l’addition de certains types de données dans l’ensemble de données.
5. Administration de bureau
Les administrateurs de bureau utilisent Excel pour saisir et stocker une grande partie des données qui sont ensuite utilisées pour la comptabilité et les rapports financiers, ainsi que pour l’analyse commerciale et les rapports de performance.
En dehors de la tenue des dossiers, Excel est utile dans l’administration de bureau pour soutenir les tâches quotidiennes telles que la facturation, le paiement des factures et le contact avec les fournisseurs et les clients. C’est un outil polyvalent pour le suivi et la gestion des activités de bureau.
6. Analyse stratégique
En ce qui concerne les utilisations d’Excel, l’analyse stratégique est celle où les décisions commerciales sont étroitement liées aux données et aux formules des feuilles de calcul. Vous appliquez Excel pour guider des actions telles que les investissements et les allocations d’actifs.
A titre d’exemple, sur la base d’un modèle Excel, vous pouvez décider de souscrire une assurance contre des devises. L’analyse des feuilles de calcul est conçue pour éclairer les décisions commerciales d’une manière spécifique.
7. Gestion de projet
Bien que les chefs de projet aient accès à des logiciels de gestion de projet (GP) spécialement conçus, un classeur Excel est souvent une alternative efficace.
Les projets sont des activités commerciales qui ont généralement un budget et des dates de début et de fin. Les plans de projet peuvent être placés dans un classeur, qui peut ensuite être utilisé pour suivre l’avancement et maintenir le projet dans les temps.
Un avantage de l’utilisation d’Excel est que vous pouvez facilement partager le classeur de projet à d’autres personnes, y compris à des personnes qui ne connaissent pas ou n’ont pas accès à un logiciel de PM personnalisé.
8. Gestion des programmes
Excel est une bonne plateforme pour la gestion des programmes. Il peut être adapté pour gérer les caractéristiques spécifiques d’un programme donné. Et, comme MS Excel est largement connu, les dossiers des programmes peuvent facilement être gérés par plusieurs personnes et, le moment venu, transmis à un nouveau gestionnaire.
Un programme est comme un projet, mais il peut être continu et dépendre de la participation des utilisateurs. MS Excel aide les gestionnaires à allouer les ressources, à suivre les progrès et à maintenir les dossiers des participants.
9. Administration des contrats
Les administrateurs de contrats aiment utiliser MS Excel parce qu’il offre un moyen simple d’enregistrer les détails du contrat, y compris les dates, les étapes, les livrables et les paiements.
Il existe de nombreux modèles de gestion des contrats, qui peuvent être adaptés en fonction du type de contrat particulier ou de l’étape du cycle de vie du contrat.
10. Gestion des comptes
Les gestionnaires de comptes doivent généralement être des utilisateurs compétents de MS Excel car ils reçoivent et doivent maintenir des dossiers clients.
Le travail d’un gestionnaire de comptes consiste à entretenir les relations avec les clients existants de l’entreprise. Les principaux objectifs sont de fidéliser les clients et de réaliser des ventes répétées. C’est un rôle de type marketing et une carrière populaire pour les diplômés du MBA.
Excel est couramment utilisé dans la gestion des comptes car il offre un moyen simple de partager et de maintenir les dossiers des clients.